Como administrar o tempo?

Quanto tempo tem? Quem tem: o tempo ou eu? Essas são as questões principais que serão respondidas nesse artigo como veremos a seguir..

A procrastinação e administração do tempo em foco do tempo é um tema recorrente em virtude de sua relevância. As preocupações referentes à administração do tempo não são oriundas dos tempos modernos. Elas remetem aos tempos antigos, quando o tempo começou a ser contato, dimensionado, planejado. Os homens buscavam na época conhece-lo para, então, terem condições de fazer “melhor” uso dele. O tempo delineia limites bastante rígidos como, por exemplo, o tempo de vida das coisas e pessoas. Pode delimitar ações, atividades e até pensamentos. O tempo é, como se costuma dizer, determinante. Pode-se refletir o tempo em diversas facetas, como o controle que ele pode exercer sobre os seres humanos. As reflexões acerca do tempo são inúmeras, mas, neste breve texto de reflexão, não se pretende outra coisa diferente de convidar o leitor a perceber-se em relação ao tempo e seu gerenciamento.

É bastante comum quem se julgue “sem tempo”. Esta expressão é extremamente empregada quando se pretende mostrar o grau de comprometimento e compromisso com tarefas, que justificaria espremer as horas e minutos para conseguir realizar todas as atividades assumidas, ou mesmo aquelas que desejou cumprir. Não menos comum é a falta de sentido atribuído a todas aquelas atividades. Mas por que isso se faz tão comum é o início da reflexão aqui proposta.

Estes são exemplos claros das dificuldades na relação do homem com seu tempo. Será mesmo que o homem se perdeu em seu tempo? Qual a dificuldade real em dimensionar as demandas, o tempo para a execução destas demandas e o tempo disponível? Enquanto psicóloga clínica, estudiosa dos processos mentais, peço socorro aos mestres da Teoria Cognitivo Comportamental e, nesta teoria, encontro uma pista muito boa: o problema encontra-se na realização que o homem faz do tempo, de si próprio e das demandas que acredita serem suas. A Terapia Racional Emotiva Comportamental (TREC), fundada por Albert Ellis em 1955, foi precursora ao evidenciar a influência de processos cognitivos sobre sentimentos e comportamentos. O princípio fundamental está sustentado no pressuposto de que as circunstâncias não perturbam as pessoas, mas as pessoas perturbam-se pela sua visão das circunstâncias. Sendo assim, o conceito acerca das demandas, de si mesmo e do próprio tempo embasam a relação do homem e o tempo, e na administração do tempo pelo homem. 

A partir do que até então foi exposto, existe um problema na conceituação e, consequentemente, na relação do homem com seu tempo. Para a TREC, os problemas na conceituação das coisas chamam -se distorção cognitiva. As distorções cognitivas são, basicamente, maneiras erradas de processar uma informação, ou seja, interpretações erradas do que ocorre em redor, gerando múltiplas consequências negativas. Sendo assim, as distorções que o homem faz sobre quem é, o sentido que atribui as suas demandas, influem na postura que assume. Portanto, a expressão “estou sem tempo” remete, minimamente, segundo esta linha de raciocínio, a um resultado de mau planejamento proveniente de uma distorção de autoconhecimento das habilidades, das possibilidades para a realização de atividades, mas também pode trazer uma distorção no sentido ou significado que as atividades possuem para esta pessoa. Como consequência deste conflito conceitual, um sintoma é recorrente: a procrastinação. 

Adiar repetidas vezes atividades é sim um sintoma. “Procrastinar, é a “arte” de deixar para amanhã”, diz o dito popular. No entanto, vale lembrar que ” Toda procrastinação é um atraso, mas nem todo atraso pode ser definido como procrastinação.”. A questão que se configura na procrastinação é que, apesar de parecer nobre a busca para dar conta de todas, ou a maior parte, das demandas que se apresenta, a um forte sentimento de menos valia, perturbação e, em alguns casos, até angústia acompanha os procrastinadores. A distorção cognitiva frente à necessidade de acatar demandas indiscriminadamente, como sinal de fidelidade, competência, pro atividade e agilidade proporciona distúrbios na concentração e, na maioria das vezes, na produtividade de quem executa as atividades. Como consequência, a confiabilidade na execução das tarefas, e satisfação das pessoas ao redor, ao invés de ser positiva, acaba tornando-se negativada pelas consecutivas negociações de prazo, bem como o desempenho questionável na realização das tarefas. 

A natureza da tarefa influi, consideravelmente, na motivação para executá-la. Isso porque o benefício imediato é claramente percebido por nosso cérebro. No entanto, as pessoas que tem o hábito de procrastinar costumam fazê-lo mesmo com as atividades prazerosas. As atividades fáceis e divertidas são as mais atraentes para a mania de procrastinar e, desta maneira, o procrastinador busca repetidamente essas atividades simples como ferramenta para falsamente atestar sua “competência” enquanto adia a realização daquelas atividades mais desafiantes, justamente aquelas que costumam se esquivar. Cabe uma ressalva neste momento: o problema não é, necessariamente, adiar uma tarefa. Todavia, o problema se instala quando procrastinar se torna um hábito. 

Quem procrastina costuma sentir frequentemente a sensação de culpa, quando se coloca como devedor de tarefas que ainda não realizadas. Apesar de possuir plena consciência da necessidade de concentrar-se em terminar o trabalho solicitado, por exemplo, o procrastinador opta por jogar videogame, e, às vezes, ainda que se empenhe, não consegue realizar o trabalho em tempo hábil. Assim, ele não vive o momento de prazer, pois se culpa pela não realização da tarefa solicitada, e a ansiedade torna - se constante. 

Logo, procrastinar é nocivo e ansiógeno, e seus efeitos podem ser devastadores, tais como: problemas no trabalho, nos relacionamentos e na saúde. Mas, por que o procrastinador persiste esse hábito, mesmo sabendo que não é saudável e funcional? 

Vale destacar que a consciência sobre a existência do problema existe. Inclusive, esta consciência costuma ser a causa de tanto estresse na vida de um procrastinador crônico. Por outro lado, é a impulsividade que mantém o hábito. A ideia de parar tudo e seguir a impulsividade natural que implora pelo prazer imediato é uma espécie de anestesia para a ansiedade desta pergunta. 

Com muita frequência, na busca de esquivar-se dos apelos da impulsividade, faz – se uso de um último recurso: a força de vontade. Por outro lado, a força de vontade é uma ferramenta instável, pouco fundamentada em processos cognitivos, e suscetível a variáveis oscilantes como o humor, cansaço e, até mesmo a fome. A força de vontade costuma também oscilar com o tempo: quando alguém pretende parar de fumar pode se apegar à força de vontade. Nestes casos, a derrota desta estratégia para a fissura gerada pela abstinência à nicotina é tão previsível quanto a ocorrência da abstinência em si. Através da força de vontade não é possível resistir ao pensamento permissivo e consentido do “só hoje, porque eu mereço me aliviar, descansar, etc”, ou “eu tive uma situação tão difícil”, tão comuns quando das abstinências. 

Sendo assim, o que pode favorecer quebrar o ciclo vicioso da procrastinação é o hábito novo. Este, por sua vez, não se pauta em variáveis emocionais, ou mesmo oscilantes. Ao contrário, ele se embasa em estratégia racional de ações, comportamentos. Logo, apesar de muitas vezes desagradável, driblar a busca do prazer imediato com a instalação de um hábito de esquiva para a procrastinação traz ao procrastinador base de ação e, como consequência, confiança para não ceder o impulso procrastinador, e mudar. 

A mudança de hábito precisa acontecer aos poucos. Isto porque se, ao contrário você tentar eliminar de uma vez por todas um hábito, ele geralmente não fará parte da sua nova rotina. Logo, não se tornará um hábito, e sim uma nova tarefa. 

A rotina, o hábito novo e a estratégia de ação é que podem quebrar o ciclo procrastinador. Para aqueles que desejam acabar de vez com a procrastinação, a primeira coisa a fazer é entendê-la. Sem a compreensão, não há estratégia; sem estratégia, não há hábito novo, e, sem este, não se estabelece uma nova rotina. 

Para que o hábito novo seja implementado, alguns cuidados são fundamentais, tais como: 

1. Limpeza e organização

A manutenção do seu local de trabalho organizado e limpo é importante na realização das tarefas. Saber onde estão as coisas de que necessita vai contribuir na otimização do tempo e na condução das ações necessárias. 

Da mesma forma, alguns cuidados podem auxiliar, como: colocar na lista de compras gaveteiros, arquivos, organizadores e pastas que devem ter sempre etiqueta de identificação na face exterior. 

No computador, é importante excluir arquivos desnecessários, organizar tudo em pastas bem identificadas, e contar com os HD externos para aqueles itens que você não pode perder de jeito nenhum em uma nuvem ou HD externo. 

No entanto, cabe aqui um breve alerta: não perca tempo demasiado na organização das coisas, pois este pode ser um gatilho de desvio da sua atenção e foco na realização da sua meta – tarefa. Atribuir um tempo de organização para iniciar uma tarefa não pode utilizar mais que o tempo dimensionado para a execução da tarefa em si.

2. Renove seus apps e listas 

Listar o que precisa ser realizado é importante. Esta é uma atividade que visa explicitar a tarefa- meta. Existem aplicativos para organizar seus afazeres, e podem ajudar muito. Mas é importante resistir à tentação de baixar vários. Escolha um e concentre tudo lá. 

Existem pessoas que preferem as listas em papel para se organizar. A escolha da metodologia de listas é democrática e o mais importante é a simplicidade e agilidade para listar, não a modernidade.

3. Calcule e priorize 

Dimensionar e calcular o tempo de trabalho e dos compromissos, bem como respeitá-lo vai fazer toda a diferença para estimar o que pode ser realizado e aproveitar melhor tempo. 

Depois de levantar suas obrigações, separe-as por ordem de prioridade, colocando sempre aquilo que tem mais urgência ou exige mais atenção antes de tarefas corriqueiras que podem esperar. 

Não se esqueça, também, de listar tudo o que precisa para cumprir cada item: fazer um contato telefônico, fazer um pedido por e-mail, solicitar um relatório, comprar material, e por aí vai. 

Para priorizar, algumas perguntas costumam ajudar: 

- O que merece ser considerado “importante”, dentre todas as coisas que você faz? 

- E o que merece ser visto como “urgente”? 

-O que é “importante” deve ser “urgente”?

- E o que é “urgente”, também é “importante”? 

-O que deve ser feito primeiro: o que é “urgente” ou o que é “importante”?

4. Seja rigoroso 

A vigilância na realização das tarefas é crucial para a instalação do hábito novo. Redes sociais, lanchinho mais demorado, ou uma conversa mais animada com os colegas podem confundir, e atrapalhar todo o plano de ação. 

Quando se trata da instalação de um hábito novo, o rigor no cumprimento das tarefas será determinante. Neste momento a rigidez será importante para o os cálculos de tempo estimados, na qualidade das tarefas, nos prazos, e no desempenho, caso surja qualquer imprevisto. 

5. Descanso também tem hora 

O descanso é muito importante nos intervalos e na conclusão das tarefas não pode ser dispensado. Estender demais o horário de trabalho e com frequência pode acabar levar a exaustão e, consequentemente, afetar a produtividade.

Administração do tempo envolve o tratamento da procrastinação. Os cuidados acima mencionados costumam auxiliar na instalação do novo hábito, mas precisam ser repetidamente revistos, pois como o impulso é o comportamento mais conhecido, a tendência é recorrer a ele e, desta forma, cair na procrastinação. 

A administração do tempo é justamente isso: definir aquilo que é importante, aquilo que é urgente, aquilo que é ambos, ou aquilo que é coisa nenhuma. Mas, acima de qualquer coisa, administrar o tempo é autoconhecimento. Este foi um pequeno ensaio, meu querido leitor. Espero ter contribuído para seu autoconhecimento de alguma forma com esta breve proposta de reflexão acerca de como o tempo e suas atividades podem ser vistos e manejados por você. Espero que este autoconhecimento possa favorecer o gerenciamento do seu tempo, sua produtividade e promover sua saúde. 

POR ANA CAROLINA CABRAL

- Psicóloga formada pela UNIMEP; 

- Mestre em psicologia pela PUCCAMP leciona tanto na graduação como na pós graduação desde 2007 ; 

- Estudiosa da terapia racional emotiva (REBT); 

- Foco de trabalho junto aos alunos e pacientes: funcionamento psíquico do ser humano; 

- Foco de estudo: 

  - A relação mãe e filho e os seus desdobramentos psíquicos, especialmente no que tange ao stress e ao sentimento de raiva; 

- Trajetória profissional : 

 - Por 6 anos na psicologia das organizações, e mais especificamente, na área de recursos humanos aonde trabalhou nas adaptações do homem no que tange as relações laborais; 

  - Após esses anos migrou para a área clínica e mantém –se nesta até hoje; 

 - Professora e supervisora de Terapia Comportamental Cognitiva; 

  - Atuou por 5 anos como psicóloga hospitalar em uma unidade básica de saúde no município de Campinas e nesta atuação, acolhia as demandas daquela específica população junto ao grupo de profissionais ali também atuantes, realizando, além da psicoterapia individual, muitos projetos e atividades de terapia grupal: grupos de gestantes, para controle do tabagismo, para adolescentes em situação de risco, de crianças e de aconselhamento familiar, além de atuar na contenção de crises; e 

  - Atualmente atua no atendimento individual e em grupo de seus pacientes há mais de 13 anos, independente das mais variadas demandas, seguindo como base teórica a Teoria Racional Emotiva de Albert Ellis.

Nota do Editor:

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